INKOPER (24 – 28 uur)

Wil jij een sleutelrol spelen in het inkoopproces van onze organisatie en ben je ervaren op je vakgebied? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Doel van de functie:

Als Inkoper ben je verantwoordelijk voor het inventariseren, analyseren en toetsen van de inkoopbehoefte van onze organisatie. Je stelt inkoopbeleid op, voert dit uit en bewaakt de naleving ervan. Je fungeert als onafhankelijke regisseur tussen klant en leverancier, sluit contracten af en beoordeelt leveranciers.

Jouw taken:

• Inkoop

• Ontwikkelen en handhaven van inkoopbeleid, procedures en systemen

• Opstellen van rapportages (inkoopkalender, spendanalyse, etc.)

• Bijhouden van ontwikkelingen in de markt en adviseren van stakeholders

• Regie voeren over het aanbestedingsproces

• Geven van concrete adviezen aan klanten over hun inkoopbehoefte

• Contractmanagement 

• Opstellen en beoordelen van contracten/overeenkomsten

• Opstellen van analyses en rapportages op basis van SLA’s

• Toetsen van klanttevredenheid en uitvoeren van leveranciersbeoordelingen

• Opvolgen van de uitkomsten van leveranciersbeoordelingen

Wat verwachten wij van jou?

• HBO opleiding op het gebied van Inkoop en Contractmanagement. 

• Nevi 2 of bereidheid deze te behalen

• Cijfermatig inzicht en administratieve kennis

• Up-to-date kennis van ontwikkelingen binnen het inkoopvakgebied

• Zelfstandig, proactief en resultaatgericht

• Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden

• Onderhandelingsvaardig en oordeelkundig

Het volledige functieprofiel is onderaan de vacaturetekst opgenomen.

Wat bieden wij jou?

• Een uitdagende functie met veel eigen verantwoordelijkheid

• Een salaris conform FWG 55 (cao VVT)

• Een prettige werkomgeving met enthousiaste collega’s

• Een uitstekende pensioenregeling

• Vakantiegeld van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,33%

• Opleidings- en ontwikkelmogelijkheden binnen een lerende organisatie

• Mantelzorgvriendelijk werkgeverschap

• En verder: voordelige aanschaf van fiets, laptop, tablet of smartphone, fiscale ruimte reiskosten woon-/werkverkeer en een collectieve zorgverzekering

Interesse?

Stuur dan je CV en motivatiebrief naar y.dejong@hogeveer.nl .                                               

Sluitingsdatum voor deze vacature is 17 januari 2025. De gesprekken staan gepland op dinsdag 21 januari en woensdag 22 januari 2025. Een ontwikkel assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 

Functiebeschrijving Inkoper (FWG 55)

Doel van de functie 

Het inventariseren en analyseren van de inkoopbehoefte van de organisatie. Deze behoefte toetsen aan de markt. Het opstellen van een inkoopbeleid en zorg dragen voor uitvoering en borging. Fungeert als een onafhankelijke regisseur tussen klant en leverancier als het gaat over het overeenkomen van contracten alsmede de (jaarlijkse) leveranciersbeoordelingen. Voert analyses uit op de dienstverlening en nakomen van SLA’s van bestaande leveranciers en rapporteert daarover naar contracteigenaren. Stelt bestekken, contracten en rapportages  op voor contracteigenaren. 

 Plaats in de organisatie 

De inkoper ontvangt hiërarchisch leiding van de manager Bedrijfsvoering en geeft zelf geen leiding.  Heeft als aandachtsgebied  de inkoop van goederen en diensten ten behoeve van de gehele organisatie op basis van een klant-leveranciersrelatie.  

Resultaatgebieden 

Ontwikkelen en handhaven van het inkoopbeleid, procedures en systemen 

• Stelt het inkoopbeleid en procedures op en adviseert de manager Bedrijfsvoering hierover; 

• Geeft mede richting aan de ontwikkeling van het strategisch inkoopbeleid voor de organisatie;

• Stelt rapportages op, op basis waarvan het beleid door het managementteam kan worden getoetst of bijgesteld, zoals de inkoopkalender, spendanalyse, resultaat rapportage  van de afdeling; 

• Houdt ontwikkelingen in de markt bij en speelt hierop in door stakeholders te adviseren.

• Is verantwoordelijk  voor het vullen, laten gebruiken en actueel houden in samenwerking met partners op het gebied van ICT.

Resultaat: 

Er is een beleid dat zich ontwikkelt op basis van de organisatiebehoefte.  Procedures zijn actueel. Kennis van wet- en regelgeving en ontwikkelingen/innovaties in de markt zijn up-to-date. Contracten voldoen aan de klantwensen en prijzen zijn marktconform. 

Inkoop- en bestedingsproces 

• Stelt Programma van Eisen en Wensen op voor contracteigenaren; 

• Vraagt offertes op bij leveranciers; 

• Houdt de regie over het volledige aanbestedingsproces; 

• Geeft concrete (smart) adviezen aan klanten op basis van hun inkoopbehoefte. De adviezen worden opgesteld op basis van objectiviteit/onafhankelijkheid, zorgvuldigheid, getoetst op duurzaamheid, zijn toekomstgericht en op basis van lifecycle kosten/total cost of ownership;

• Verricht aankopen/inkopen van goederen en diensten op verzoek van budgethouders. 

Resultaat: 

Aanbestedingsprocessen  worden conform beleid gevolgd en afgerond. Door het geven van objectieve adviezen en het vertalen van klantwensen naar inkoop verloopt dit naar wens van de contracteigenaren en conform inkoopbeleid. 

Contracteren  en contractbeheer 

• Stelt contracten/overeenkomsten op en beoordeelt contracten/overeenkomsten; 

• Is verantwoordelijk voor het (digitale) contracteerproces; 

• Beheert contracten/overeenkomsten in een digitaal systeem en archiveert deze;  

• Voert correspondentie met in- en externe relaties; 

• Geeft adviezen aan en maakt rapportages voor contracteigenaren. 

Resultaat: 

Contractadministratie is juist en volledig. Tijdig wordt geanticipeerd op aflopende contracten. Periodieke rapportages zijn aangeleverd aan de contracteigenaren en MT. 

Contractmanagement 

• Opzetten en hanteren van contractmanagementprocessen; 

• Neemt stakeholders mee in hun rol en verantwoordelijkheid; 

• Stelt analyses en rapportages op op basis van SLA met leveranciers; 

• Toetst de klanttevredenheid bij klanten en voert samen de leveranciersbeoordeling uit; 

• Geeft opvolging aan de uitkomsten van de leveranciersbeoordeling;

• Geeft adviezen aan stakeholder en leveranciers op basis van de analyses; 

• Plant overleggen met klanten en leveranciers. 

Resultaat: 

Contractafspraken met leveranciers en daarbij behorende SLA worden nagekomen. Klanten zijn tevreden. Risico’s worden tijdig gesignaleerd en tegenmaatregelen worden genomen. 

Functie-eisen 

Kennis: 

Een hbo opleiding op het gebied van Inkoop en contractmanagement. Nevi 2 of de bereidheid deze te behalen. Heeft cijfermatig inzicht en administratieve kennis en kan werken met diverse geautomatiseerde systemen. Heeft up-to-date kennis van de ontwikkelingen binnen het vakgebied (vakliteratuur, seminars, beurzen ed.). Heeft voldoende kennis van relevante wet- en regelgeving en weet hoe een organisatie een professionele  werkwijze als het gaat om inkoop kan realiseren.

Zelfstandigheid: 

De werkzaamheden worden binnen globale richtlijnen zelfstandig verricht en er worden gevarieerde problemen opgelost. Er is daarbij een spanningsveld tussen het personeels- en organisatiebelang. Het nemen van initiatieven is vereist bij het geven van adviezen en het aandragen van oplossingen. De inkoper kan terugvallen op de manager Bedrijfsvoering. 

Sociale vaardigheden: 

Sociale vaardigheden zijn o.a. nodig bij het omgaan met tegengestelde belangen. Klantgerichte, ondersteunende vaardigheden en overtuigingskracht zijn vereist in de contacten met leidinggevenden en medewerkers. De veelvuldige in- en externe contacten op diverse niveaus vereisen tact. Een professionele houding en onderhandelingsvaardigheden zijn nodig bij het omgaan met tegengestelde belangen op verschillende niveaus, zowel intern als extern. 

Risico’s, verantwoordelijkheden en invloed: 

Er is kans op het veroorzaken van grote financiële schade door bijvoorbeeld fouten bij het opstellen van contracten/overeenkomsten en bij het plaatsen van bestellingen. Er is risico op imagoschade voor de organisatie bij het onderhouden van externe contacten. Tevens is kans op schade door fouten in advisering bij beleidsontwikkelingen en bij een onzorgvuldige budgetbewaking. 

Uitdrukkingsvaardigheid: 

Een uitstekende mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is vereist voor uiteenlopende gespreks- en overlegsituaties, het uitbrengen van adviezen aan het management. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden zijn vereist bij het opstellen van contracten/ overeenkomsten en het opstellen van het inkoopbeleid

Bewegingsvaardigheid: 

Bewegingsvaardigheid is nodig voor het regelmatig gebruiken van een personal computer.

Oplettendheid: 

Oplettendheid is vereist bij het uitvoeren van uiteenlopende werkzaamheden waarbij frequent verstoringen plaatsvinden. Ook moeten ontwikkelingen en veranderingen op diverse gebieden worden gesignaleerd. Oplettendheid is van belang bij het vertalen van bedrijfsdoelen in concrete (inkoop)activiteiten. Er is sprake van een financieel risico bij het beheren van het centrale inkoopbudget. Oplettendheid is ook van belang bij het controleren en fiatteren van facturen alsmede bij het gelijktijdig werken aan meerdere projecten. 

Overige functie-eisen: 

• Systematisch werken en gevoel voor ordelijkheid is vereist bij het organiseren en plannen van de werkzaamheden. 

• Ruime eisen worden gesteld aan de objectiviteit (beoordelen), het doorzettingsvermogen (professioneel omgaan met weerstanden en adviseren) en representativiteit (voorbeeldfunctie). 

• Aan integriteit worden eisen gesteld in verband met kennis hebben van informatie over inkooptrajecten, prijzen en producten van leveranciers. Mogelijke gevolgen en risico’s overzien en daarop tijdig anticiperen. 

Inconveniënten: 

Er is sprake van psychische belasting door het gelijktijdig werken aan verschillende projecten, het dragen van verantwoordelijkheid voor het inkoop- en aanbestedingsproces en het werken onder tijdsdruk, omdat gegevens in het kader van een inkooptraject binnen een bepaalde tijd beschikbaar moeten zijn. 

Competenties 

• Eigenaarschap

• Oordeelkundig handelen

• Conflicthantering 

• Resultaatgerichtheid

• Relaties kunnen opbouwen (intern en extern op diverse niveaus)

• Onderhandelen