SECRETARESSE RAAD VAN BESTUUR (24 – 28 uur)

Ben jij een ervaren secretaresse die de Raad van Bestuur optimaal wil ondersteunen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Doel van de functie:

Als Secretaresse Raad van Bestuur ben je verantwoordelijk voor het bieden van secretariële en administratieve ondersteuning aan de Raad van Bestuur. Je bereidt overleggen voor, beheert informatie en zorgt voor een efficiënte communicatie.

Jouw taken:

• Beheren en ordenen van post en archiefstukken

• Beheren en verstrekken van informatie op intranet en internet en externe relaties

• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen (RvT, CR, OR, MT)

• Bewaken van de volledigheid en volgordelijkheid van beleidsstukken

• Verzorgen van correspondentie, vergaderruimten en -benodigdheden

• Opstellen van actie- en besluitenlijsten

• Bewaken van de voortgang van afspraken

• Beheren van de agenda van de Raad van Bestuur

Het volledige functieprofiel is onderaan de vacaturetekst opgenomen.

Wat verwachten wij van jou?

• MBO+ niveau op secretarieel gebied, HBO werk- en denkniveau

• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift

• Vaardig in het gebruik van computerprogramma’s (Google Workspace, Office 365)

• Minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie

• Zelfstandig, proactief en accuraat

• Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden

• Discrete en klantgerichte instelling

• Stressbestendig en flexibel

• Kennis van de organisatie van de ouderenzorg is een pré

Het volledige functieprofiel is onderaan de vacaturetekst opgenomen.

Wat bieden wij jou?

• Een afwisselende en verantwoordelijke functie in een dynamische omgeving

• Een salaris conform FWG 45 (cao VVT)

• Een prettige werkomgeving met enthousiaste collega’s

• Een uitstekende pensioenregeling

• Vakantiegeld van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,33%

• Opleidings- en ontwikkelmogelijkheden binnen een lerende organisatie

• Mantelzorgvriendelijk werkgeverschap

• En verder: voordelige aanschaf van fiets, laptop, tablet of smartphone, fiscale ruimte reiskosten woon-/werkverkeer en een collectieve zorgverzekering

Interesse?
Stuur dan je CV en motivatiebrief naar y.dejong@hogeveer.nl

Sluitingsdatum voor deze vacature is 17 januari 2025. De gesprekken staan gepland op dinsdag 21 januari en woensdag 22 januari 2025. Een ontwikkel assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 

Functiebeschrijving secretaresse Raad van Bestuur  (FWG 45) 

Doel van de functie

Het ondersteunen van de Raad van Bestuur door middel van secretariële en administratieve werkzaamheden, het voorbereiden van overleggen en het begeleiden van in- en externe (schriftelijke) communicatiestromen.

Plaats in de organisatie

De secretaresse Raad van Bestuur ontvangt hiërarchisch leiding van de Raad van Bestuur. 

Resultaatgebieden

Informatie verzamelen, beheren en beschikbaar stellen

• Draagt zorg voor de administratieve verwerking en verspreiding van inkomende en uitgaande post en e-mail.

• Verwerkt binnenkomende  en uitgaande post, beoordeelt en registreert deze, handelt af waar mogelijk en signaleert actiepunten.

• Vormt en ordent de archiefstukken voor de Raad van Bestuur. 

• Verstrekt informatie uit het archief aan interne en externe relaties van de Raad van Bestuur.

• Verricht administratieve taken op intranet en draagt zorg voor de benodigde  aanpassingen op internet.

• Stelt het rooster op voor het MT en de calamiteitendienst en draagt zorg voor juiste gegevens

Resultaat:

Er is op de juiste wijze zorg gedragen  voor de verwerking en opslag van informatie, zodanig dat alle benodigde acties en afspraken op tijd kunnen worden afgehandeld en relevante informatie tijdig en volledig beschikbaar is.

Voorbereiden en notuleren van vergaderingen en bewaken van de voortgang

• Bereid de vergaderingen  voor waar de Raad van Bestuur aanwezig is als voorzitter waaronder  de RvT, CR, OR en MT.

• Bewaakt de juistheid, volledigheid en volgordelijkheid van beleidsstukken welke geagendeerd worden in de hierboven genoemde overleggen. 

• Voert de volgende taken uit:

• Agendapunten  verzamelen en agenda opstellen in overleg met de voorzitter;

• Verzorgt de correspondentie

• Vergaderruimten, vergaderbenodigdheden en lunches regelen;

• Vergaderstukken verzamelen en beschikbaar stellen aan de deelnemers;

• De vergaderingen notuleren, de notulen uitwerken en de actie- en/of besluitenlijst opstellen;

• De voorzitter en deelnemers zonodig attenderen op de voortgang van zaken die afgesproken zijn.

• Handelt (secretariële) afspraken af die voortkomen uit de vergadering.

Resultaat:

De vergaderingen zijn ondersteund, zodanig dat de vergaderstukken tijdig en in de juiste vorm beschikbaar zijn voor de deelnemers en de verslaglegging een juiste weergave vormt van de inhoud van de vergaderingen. Er wordt zorgvuldig omgegaan met persoonlijke en/of vertrouwelijke (instellings-)gegevens en informatie. Afspraken en de voortgang worden bewaakt. 

Secretariële werkzaamheden en ondersteunen van werkprocessen van de Raad van Bestuur

• Verzorgt (vertrouwelijke) correspondentie  van de Raad van Bestuur;

• Schrijft zelfstandig brieven, notities en mededelingen, eventueel aan de hand van door de Raad van Bestuur verstrekte gegevens. 

• Redigeert uitgaande brieven/stukken van de Raad van Bestuur op spelling, stijl en leesbaarheid.

• Zorgt voor de telefonische bereikbaarheid voor Raad van Bestuur, handelt af waar mogelijk en fungeert hierbij als intermediair. Draagt zorg voor het ontvangen en beoordelen van aard, verzoek en doel van inkomende telefoongesprekken.

• Verricht representatieve taken ten behoeve van de Raad van Bestuur betreffende ontvangst, opvang en het te woord staan van bezoekers. 

• Beheert en bewaakt de agenda van de Raad van Bestuur, maakt de juiste afweging m.b.t. de belasting van deze agenda en stelt prioriteit aan de afspraken. 

• Bewaakt de voortgang van diverse afspraken en acties van de Raad van Bestuur. 

• Levert een bijdrage, door middel van opvragen en aanleveren van gegevens, aan de Raad van Bestuur, die nodig zijn voor het opstellen van documenten.

• Handelt stukken af of legt deze voor afhandeling voor aan de juiste persoon.

• Bereidt actiepunten van de Raad van Bestuur voor en handelt deze in voorkomende gevallen zelfstandig af. 

• Is op de hoogte van actuele ontwikkelingen binnen de organisatie en attendeert op relevante informatie/ontwikkelingen. 

• Is in staat om de urgentie van een situatie, die relevant is voor de Raad van Bestuur, in te schatten en daarnaar te handelen. Heeft een filterfunctie voor de Raad van Bestuur, bepaalt aan de hand van prioriteit en urgentie of contact noodzakelijk is. 

• Signaleert knelpunten en bespreekt deze met de Raad van Bestuur. 

• Is de eerste contactpersoon bij afwezigheid van de Raad van Bestuur en verwijst mensen zo nodig door. 

• Draagt zorg voor de planning van het inwerkprogramma van nieuwe managers  en regelt faciliteiten betreffende de indiensttreding. 

• Ondersteunt de Raad van Bestuur door een proactieve en meedenkende houding. 

Resultaat:

Het werkproces van de Raad van Bestuur is zodanig ondersteund, dat de Raad van Bestuur en andere functionarissen hun resultaatgebieden kunnen realiseren. De administratieve processen verlopen efficiënt en informatie hieruit is beschikbaar voor de Raad van Bestuur of andere belanghebbenden.

Organiseren van bijeenkomsten en centrale activiteiten

• Informeert betrokken partijen over op handen zijnde bijeenkomsten.

• Regelt geschikte locatie en benodigde voorzieningen en stemt hierover af met interne en externe partijen. 

• Draagt zorg voor informatievoorziening aan de deelnemers.

• Draagt zorg voor de opzet, inkoop en verspreiding van de centrale attenties conform het attentiebeleid.

• Draagt zorg voor communicatie intern en extern inzake op handen zijnde bijeenkomsten.

• Fungeert als gastvrouw op bijeenkomsten.

• Draagt zorg voor het goed verlopen van de bijeenkomsten door het goed laten functioneren van de aanwezige apparatuur en het tijdig voorbereiden  van presentaties etc. 

Resultaat:

Bijeenkomsten zijn goed georganiseerd en de faciliteiten zijn afgestemd op het karakter en de grootte van de bijeenkomst. 

Functie-eisen

Kennis: 

Beschikt over kennis op MBO+ niveau op secretarieel gebied. HBO werk- en denkniveau. Beschikt over goede kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift, kennis van het gebruik van verschillende computerprogramma´s  (Google, Office 365, Word, Excel) en is vaardig in het notuleren en beheren van agenda’s. Minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie is vereist. Kennis van de organisatie van de gezondheidszorg voor de ouderenzorg en de ontwikkelingen op dit gebied is een pré.

Zelfstandigheid: 

De werkzaamheden worden met een grote mate van handelingsvrijheid verricht. De secretaresse Raad van bestuur bewaakt de voortgang en stelt zelf prioriteiten in de uitvoering van het werk. Procedures en richtlijnen voor het eigen werk en dat van anderen (bijv. ten aanzien van archivering) worden zelfstandig geformuleerd. Zoekt zelfstandig oplossingen voor problemen die zich voordoen en kan hierbij zo nodig terugvallen op de ondersteuning van de Raad van Bestuur. De secretaresse Raad van Bestuur ontplooit zelfstandig initiatieven, beschikt over een alert reactievermogen, kan snel schakelen, kan goed organiseren, is vindingrijk en creatief. 

Sociale vaardigheden: 

Sociale vaardigheden zijn van groot belang, zowel naar interne als naar externe contacten. 

De secretaresse Raad van Bestuur heeft een klantgerichte en discrete instelling en kan adequaat omgaan met vertrouwelijke informatie. De secretaresse Raad van Bestuur beschikt over een grote mate van flexibiliteit en heeft een groot empathisch vermogen, vanwege de diversiteit in de contacten. De secretaresse Raad van Bestuur heeft een goede luistervaardigheid die met name nodig is voor een juiste verslaglegging. Daarnaast is tact, overtuigingskracht en het bewaren van de eigen houding noodzakelijk bij het bepalen van de urgentie en bij het stellen van prioriteiten. 

Risico’s, verantwoordelijkheden en invloed: 

Heeft een eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van het behoud c.q. bevorderen van het gewenste imago van de organisatie, door middel van mondelinge en schriftelijke contacten, zowel intern als extern. De secretaresse Raad van Bestuur kan door het ontbreken van discretie schade aanbrengen aan de organisatie of individuen. Er is kans op het veroorzaken van immateriële (imago)schade door het hebben van in- en externe contacten. Materiële schade kan ontstaan bij het inefficiënt of foutief inplannen van afspraken en beheren van agenda’s. 

Er is kans op tijdverlies waardoor de werkzaamheden van anderen opgehouden kunnen worden.

Uitdrukkingsvaardigheid: 

Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is vereist, zowel naar interne als externe contacten. Van belang is het vermogen om kennis, inzicht of gevoel op een voor anderen begrijpelijke wijze vorm te geven, zowel mondeling, schriftelijk als non-verbaal (bijv. de verslaglegging van het overleg). 

Bewegingsvaardigheid: 

Goede bewegingsvaardigheid is nodig voor het omgaan met de pc- en softwareprogrammatuur  op het gebied van tekstverwerking en documentbeheer. Hoge eisen worden gesteld aan de nauwkeurigheid  en snelheid. De medewerker  dient op hoge snelheid vergaderingen  nauwkeurig  te notuleren. 

Oplettendheid: 

Enige oplettendheid  is vereist bij het signaleren van interne en externe ontwikkelingen. Oplettendheid  is vereist bij het verrichten van de diverse dagelijkse werkzaamheden. Oplettendheid  wordt bemoeilijkt door interrupties in de werkzaamheden door binnenlopende  bezoekers en inkomende telefoongesprekken. Bij onverwachte situaties moet er soms snel gehandeld  worden. 

Overige functie-eisen: 

In ruime mate is ordelijk en systematisch werken vereist bij alle administratieve werkzaamheden. Een representatief voorkomen is van belang vanwege de frequente externe contacten. Hoge eisen worden gesteld aan integriteit bij het zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke instellingsgegevens. Heeft een dienstverlenende en klantgerichte attitude en is betrouwbaar.  Geduld en doorzettingsvermogen  zijn nodig bij het realiseren van afspraken en het verschaffen of verkrijgen van informatie. Stressbestendigheid, flexibiliteit en accuratesse zijn belangrijke persoonseigenschappen. Kan hoofd- en bijzaken goed onderscheiden  en kan verbanden  leggen. 

Inconveniënten: 

Het veelvuldig verrichten van handelingen op de computer kan klachten veroorzaken. Psychische belasting kan ontstaan doordat er soms onder tijdsdruk gewerkt moet worden of omdat, ondanks een aantal onzekere factoren, resultaten geboekt moeten worden.

Competenties 

• Eigenaarschap

• Plannen en organiseren

• Verbindend  samenwerking 

• Communicatief  vaardig 

• Stressbestendig 

• Accuraat